REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10§
Päivitetty 17.6.2015

  1. Rekisterinpitäjä
    YH Kodit Oy / YH Kodit-konserni
    Aleksis Kiven katu 26
    33200 Tampere
    Puh. 010 227 3000
  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
    YH Kodit Oy
    Aleksis Kiven katu 26
    33200 Tampere
    Puh. 010 227 3000
  3. Rekisterin nimiAsunnonhakijoiden ja asiakkaiden asiakasrekisteri ja vuokrareskontra
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
    1. Asuntojen markkinointi, toimitilojen markkinointi
    2. Asunnon hakuprosessiin tarvittavien tietojen käsittely
    3. Asiakassuhteen hoito
    4. Vuokrareskontran hoitaminen
    5. Asiakkaan tietojen ylläpito
    6. Perintään tarvittavien tietojen välitys perintäyhteistyökumppanille
    7. Asunnon huoltoon ja kunnossapitoon tarvittavien tietojen välitys huoltoyhteistyökumppanille
    8. Asumisoikeusjärjestysnumerohakemukseen tarvittavien tietojen välitys haun kohteena olevalle kunnalle
    9. Vuokrasopimusten hallinnointi
    10. Asiakaskyselyiden järjestäminen
    11. Asunnon muutostöiden hallinnointi
  5. Rekisterin tietosisältöRekisteri on kokonaisuus, joka koostuu useammasta IT-järjestelmien avulla ylläpidettävästä rekisteristä, sekä paperiasiakirjoista.Rekisteriin tallennetaan asiakkaista ja asunnon hakijoista seuraavia tietoja:
    Nimi, haettavan kohteen tiedot, hakua tarkentavat tiedot (esim. vuokran määrä, huonelukumäärä yms.), henkilötunnus (henkilön yksilöintiä ja hakijan luottotietojen tarkistusta varten), hakijan nykyiset osoitetiedot (yhteydenottoa varten, irtisanomisen osalta kohdistamista varten), puhelinnumero (yhteydenottoa varten), sähköpostiosoite (yhteydenottoa ja vahvistusviestin lähettämistä varten), asumisoikeusnumero, tiedot asunnonomistuksesta, nykyisen asunnon koko ja henkilömäärätiedot, ammatti- ja työpaikkatiedot, tiedot asunnon tarpeesta, tulo- ja varallisuustiedot (tulorajatarkistusta varten), uuden asunnon osoitetiedot (yhteydenottoa varten), sopimuksen päättämisajankohta, pankkitilitiedot (vakuuden palauttamista varten), tiedot autopaikasta, tiedot irtisanomiset syystä (toiminnan kehittämistä varten), maksutiedot, vakuustiedot, muutostyötiedot (esim. muutostyön kuvaus, viranomaislupatiedot, urakoitsijatiedot, aikataulutiedot).
  6. Säännönmukaiset tietolähteet
    Sähköiset tietolähteet:
    Vuokra- asumisoikeus-, opiskelija-asunto-, ja asumisoikeusnumerohakulomakkeet, irtisanomislomake, palautelomakkeet, muutostyöhakemus.Luottotietojen osalta Suomen Asiakastieto Oy.Tietoja päivitetään myös asiakkaan kanssa käydyn viestinnän seurauksena.

    Manuaaliset tietolähteet:
    Vuokra-, asumisoikeus ja opiskelija-asuntohakemus-lomakkeet, irtisanomislomakkeet, asukaskyselylomakkeet, palautelomakkeet.

  7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelleTietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Rekisteriselosteen mukaisia tietoja ei luovuteta YH Kodit-konsernin ulkopuolelle pois lukien alla mainitut tahot:
    1. YH Kodit Oy:n perinnän yhteistyökumppani
      1. Perintäasioiden hoitamisen edellyttämät tiedot mm. asiakkaiden henkilötiedot, sopimustiedot ja tiedot maksuista ja maksujen tilanteista
    2. kiinteistöhuollon yhteistyökumppanit
      1. Huoltoyhtiön hoitamien asuntojen ja kiinteistöjen huollon edellyttämät tiedot mm. asukkaiden tiedot ml. henkilötiedot
    3. Kotosalla Säätiö
      1. Kotosalla Säätiö näkee asiakkaiden tiedot ml. henkilötiedot niiden kohteiden osalta, joissa säätiöllä on asiakkaita, asiakassuhteen hoitamista varten
    4. tahot, joilla on lain mukaan oikeus tietojen saantiin, kuten ulosottoviranomainen.
  8. Rekisterin suojauksen periaatteetPaperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.Sähköisesti tallennetut tiedot tallennetaan lukituissa konesaleissa sijaitseviin palvelimiin, joihin pääsy on rajoitettu teknisin keinoin ainoastaan nimetyille henkilöille. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää yksilöllistä käyttäjätunnusta ja salasanaa.