”Pidämme huolta kiinteistöistämme”

LYHTY-kierrokset varmistavat laadukkaan ja tasaisen huollon taloyhtiöissä

Tampereella ja Turussa toimiva YH Kodit on nostanut taloyhtiöiden huollon uudelle tasolle. Yritys on ottanut käyttöön järjestelmän, joka parantaa taloyhtiöiden huollon laatua ja tasaisuutta. Järjestelmä perustuu jokaisessa taloyhtiössä neljä kertaa vuodessa tehtäviin LYHTY-kierroksiin, joissa pureudutaan käytännön tasolla huollon onnistumisiin ja parannettaviin asioihin. Kierrosten tulosten perusteella hyvin toiminut huolto saa ylimääräisen palkkion ja huonosta laadusta sanktioidaan. LYHTY-kierrokset parantavat huollon ohjausta sekä ongelmien ratkaisua.

Toimiva kiinteistöhuolto on yksi tärkeimmistä taloyhtiön arvon säilymiseen sekä asukkaiden arjen sujumiseen vaikuttava tekijä. Se on myös merkittävä kustannuserä.

– Tavoitteenamme on pitää huolta taloistamme ja saada asukkaiden arki toimimaan vaivattomasti. Kiinteistön yleisilme kertoo usein paljon siitä, miten taloyhtiötä hoidetaan. Kiinteistönpidon kustannukset, johon myös huolto kuuluu, muodostavat runsaan kolmanneksen koko taloyhtiön kuluista. Se on huomattava summa, jota on hoidettava ammattimaisesti, kertoo YH Kodit Oy:n toimitusjohtaja Janne Tuominen.

LYHTY-kierrokset tehdään neljä kertaa vuodessa

LYHTY on YH Kodit Oy:n kehittämä taloyhtiöiden huollon laadunvalvontajärjestelmä. LYHTY perustuu kolmen kuukauden jaksoissa tehtäviin kierroksiin, joissa tärkeimmät taloyhtiön huoltoon liittyvät asiat käydään läpi.

– Kierroksen aikana YH Kotien edustaja, yleensä isännöitsijä tai tekninen asiantuntija, käy taloyhtiössä ja tarkastaa etukäteen laadittujen kysymysten avulla, miten huolto on suoriutunut sopimuksessa mainituista tehtävistä. Kysymykset liittyvät käsillä olevaan vuodenaikaan sekä muihin huoltosopimuksen mukaisiin tehtäviin, kertoo kiinteistöliiketoimintajohtaja Riitta Järvenpää YH Kodeista.

Talvella tarkastetaan esimerkiksi lumityöt ja liukkauden torjunta ja keväällä talven aikana tulleiden hiekoitushiekkojen ja roskien poisto. Kesällä tarkastuslistalla on nurmikoiden leikkuu ja syksyllä lehtien poisto. Kysymyspatteristossa käydään läpi myös muun muassa kiinteistön yleinen siisteys, jätepisteen kunto ja ilmoitustaulun ajantasaisuus.

Osa kierroksista tehdään etukäteen ilmoittamatta, ja osassa mukana on huoltomiehen lisäksi huollon esimies. LYHTY-kierroksella tarkastetaan sopimuksen mukaisesti sekä taloyhtiön ulkoalueet että yhteiset sisätilat.

– Myös turvallisuuteen kiinnitetään paljon huomiota. Tarkastamme esimerkiksi, että teknisissä tiloissa tai kellarikäytävillä ei ole ylimääräistä tavaraa heikentämässä paloturvallisuutta.

Hyvä huolto tuo palkkion, huono sanktion

Jokaisen LYHTY-kierroksen jälkeen huollon suoriutuminen pisteytetään. Mikäli pisteytys on vuoden aikana yli tavoitetason, huolto saa ylimääräisen palkkion. Mikäli taas pisteytys jää alle tavoitetason, tulee huollolle sanktiota eli käytännössä lasku tekemättömistä töistä kauden jälkeen. Pisteytys on porrastettu.

– Palkkiot maksetaan huoltoyhtiölle, mutta sopimuksessa edellytetään, että taloyhtiötä hoitava huoltomies saa siitä oman osansa. Meillä on hyvät huoltoyhtiöt ja ammattitaitoisia huoltomiehiä, jotka pitävät kunnia-asianaan sitä, että kierroksista jää mahdollisimman vähän huomautettavaa, Järvenpää iloitsee.

Tavoitteena tasainen laatu

LYHTY-kierroksilla varmistetaan, että huollon laatu pysyy sopimuksen mukaisena ja tasaisena. Huoltomies ja -yhtiö saavat jokaisen kierroksen jälkeen palautetta onnistumisesta ja huomautettavista asioista.

– LYHTY-kierrosten tavoitteena on myös ohjata huoltomiestä ja hänen esimiestään. Esimies saa kierroksilla arvokasta tietoa huollon toiminnasta, kertoo Järvenpää.

Huollon johto pääsee järjestelmän kautta seuraamaan kierrosten tuloksia, ja huoltomiehet näkevät oman pistemääränsä ja anonyymisti kierrosten kokonaistulokset.

– Jos kierroksella havaitaan puute, jota ei ole hoidettu sopimuksen mukaisesti, siitä otetaan kuva, joka kirjataan sanallisen selityksen kanssa työmääräyksenä järjestelmäämme. Valokuva parantaa työmääräyksen selkeyttä merkittävästi, ja tästä olemmekin saaneet kiitosta huoltomiehiltä.

Lisää tietoa asukkaille

Joskus ongelmat voivat syntyä yksinkertaisesti siitä, että asukkaat eivät tiedä, mitä huoltosopimukseen kuuluu: esimerkiksi mihin päivään mennessä lehdet ja hiekoitushiekat on korjattava.

– Tiedonkulun parantamiseksi olemmekin jakaneet asukastoimikuntien puheenjohtajille huoltosopimuksen sisällöstä kertovan lehtisen. Sama sisältö löytyy myös asukassivustolta, sanoo Järvenpää.

Ongelmat ratkaistaan yhdessä

Yhteiset kierrokset helpottavat myös ongelmien ratkaisua.

– Esiin tulee usein käytännön juttuja, joita voidaan yhdessä ratkaista. Eräässä taloyhtiössä vesiletkua säilytettiin talvella lämmönjakokeskuksessa, jossa ei saisi olla ylimääräistä tavaraa. Taloyhtiössä ei kuitenkaan ollut muuta säilytyspaikkaa, ja asia ratkaistiin yhdessä YH Kodin edustajan ja huoltoyhtiön kanssa, Riitta Järvenpää kertoo.

Pohjana kilpailutuksille

LYHTY-mallissa huoltotoiminnan laadulle on luotu selkeät kriteerit, mikä helpottaa tulevaisuuden kilpailutuksia. Kierrosten kautta kerätään tietoa, jota voidaan hyödyntää jatkokehityksessä ja koko huoltotoiminnan järkeistämisessä.

– Jo nyt olemme voineet tehostaa huollon toimintaa siten, että yhden huoltoyhtiön kohteet ovat maantieteellisesti lähekkäin, mikä vähentää turhaa liikkumista ja ajamista, kertoo Järvenpää.

Järjestelmä vaatii sitoutumista myös tilaajalta

YH Kodit ovat kehittäneet huollon laadunvalvontajärjestelmää jo pitkään. Koekäyttöön järjestelmä otettiin keväällä 2018, ja toimintaa testattiin vuoden ajan. Yritys kilpailutti huoltotoiminnan keväällä 2019, ja LYHTY-toiminta pääsi käyntiin tämän vuoden toukokuussa.

– Koekäyttö antoi hyvän kuvan huollon tasosta ja ongelmakohdista, kertoo Riitta Järvenpää.

Kierrosten tekeminen vaatii sitoutumista myös YH Kodeilta, joka hoitaa 230 taloyhtiökohdetta Tampereen ja Turun alueilla.

– Koska työtä tekee pieni porukka, tarkoittaa se noin kymmentä kierrosta henkilöä kohti kuukaudessa. Järjestelmää kehitetään koko ajan. Kysymykset painottuvat eri tavalla vuoden 2020 LYHTY-kierroksiin.

– Tavoitteena on vuoden 2020 aikana lisätä myös teknisten laitteiden ja siivouksen tason tarkastusta.

Lisätietoja:

Janne Tuominen, toimitusjohtaja, p. 010 227 3016, janne.tuominen@yhkodit.fi

Riitta Järvenpää, kiinteistöliiketoimintajohtaja, p. 010 227 3015, riitta.jarvenpaa@yhkodit.fi